Primeros pasos
Mi Ticket distingue tres tipos de acceso: el organizador (gestiona eventos y asistentes), el personal de escáner (valida entradas en la puerta) y el equipo de UBIKUA (administra la plataforma). Cada persona accede con su correo y su contraseña desde la página de acceso.
Al entrar como organizador, el panel muestra siempre las mismas secciones: Resumen, Eventos, Asistentes y Plantillas de correo, además del enlace al escáner y a este manual.
El sistema cierra la sesión por inactividad. Si el formulario caduca verás un aviso de sesión expirada: vuelve a iniciar sesión y repite la acción.
Resumen del panel
La pantalla de Resumen concentra el estado de la organización sin tener que entrar evento por evento.
¿Qué significan las métricas?
- Eventos publicados: citas visibles en el catálogo público, incluidas las que ya están agotadas.
- Entradas válidas: entradas emitidas que no han sido anuladas. El desglose indica cuántas se han usado ya en el acceso.
- Asistentes: personas distintas que tienen al menos una entrada emitida por tu organización.
- Recaudación: importe de las entradas de pago confirmadas.
- Ocupación media: media del porcentaje de aforo cubierto en los eventos publicados.
Los bloques de la derecha muestran los próximos eventos y las últimas entradas emitidas. El botón Asistentes abre el listado del evento y Editar su formulario.
Gestión de eventos
Crear un evento
Pulsa Nuevo evento y cubre los datos básicos: título, descripción, fecha y hora, apertura de puertas, lugar, dirección y aforo. El precio puede quedar a cero para eventos gratuitos. El título genera una dirección pública única a partir del nombre, que se mantiene estable aunque después edites el evento.
Borrador y publicado
- Borrador: solo lo ves tu en el panel. Nadie puede inscribirse.
- Publicado: aparece en el catálogo público y admite inscripciones.
Para publicar, el evento necesita fecha y aforo. Desde el listado puedes publicar con un clic o cambiar su estado a agotado, finalizado o cancelado.
Estados y reglas
- El estado agotado solo se puede aplicar cuando no queda aforo disponible.
- Un evento finalizado o cancelado no puede volver a publicarse.
- Un evento con entradas emitidas no puede volver a borrador.
El aforo no puede quedar por debajo de las entradas ya emitidas. Si necesitas cerrar el evento, cambia su estado a finalizado o cancelado en lugar de reducir el aforo.
Borrar un evento
Solo se pueden borrar los eventos sin entradas. Si ya tiene asistentes, la plataforma conserva el historial y te ofrece cancelar el evento en su lugar.
Carteles e imágenes
Cada evento admite un cartel que se muestra en el panel, en el catálogo público y en las comunicaciones. La imagen se sube desde la ficha del evento, en el bloque Subir el cartel.
- Formatos admitidos: JPG, PNG o WebP.
- Peso máximo: 5 MB. Tamaño mínimo: 320x180 px.
- Proporción recomendada: 16:9 horizontal.
El servidor comprueba el contenido real del fichero, recodifica la imagen a JPEG y elimina los metadatos antes de publicarla. Si el cartel anterior ya no se usa, se borra del almacenamiento para no dejar ficheros sueltos.
El bloque Prompt para el cartel usa el asistente de redacción para describir la composición y la paleta que puedes pedir a tu herramienta de imagen preferida. El prompt no se guarda en la base de datos: es una ayuda de trabajo que puedes copiar con el botón correspondiente.
Asistentes
Cada evento tiene su listado de asistentes con el número de entrada, nombre, correo, teléfono, estado e importe. El buscador filtra por nombre, correo o número, y el selector por estado permite ver solo las entradas sin usar, usadas o anuladas.
Historial global
La sección Asistentes del menú lateral reúne a todas las personas que han pasado por tus eventos, con el número de entradas, cuántas se han usado y cuál fue el último evento. El filtro por evento permite acotar el historial a una sola cita.
Estados de una entrada
- Valida: emitida y pendiente de usar.
- Usada: validada en el acceso; queda registrada la fecha y la persona que la escaneó.
- Anulada: entrada cancelada que no se puede validar.
Las entradas son nominales: el QR incluye el número de entrada, el nombre del asistente y una firma criptográfica que impide falsificaciones o duplicados.
Exportaciones
Desde el listado de asistentes de cada evento puedes descargar la información en tres formatos:
- CSV: listado completo con tildes correctas, separador de punto y coma y codificación UTF-8, listo para abrir en cualquier hoja de cálculo.
- Rifas PDF: tarjetas recortables para la urna, con el nombre y el número de cada asistente.
- Checklist PDF: listado alfabético con casillas para el control manual en la puerta.
Las exportaciones en PDF se activan cuando el módulo de entradas está disponible. Si aún no lo está, el panel muestra un aviso y el CSV sigue disponible con toda la información.
Plantillas de correo
La plataforma envía avisos automáticos: verificación de correo, entrada confirmada, entrada de pago, recuperación de contraseña, bienvenida, contacto y mailing. Cada organización puede personalizar el asunto y el contenido de cada una sin tocar el código.
¿Cómo editar una plantilla?
- Elige la clave de la plantilla en la lista de la izquierda.
- Escribe el asunto. Puedes incluir variables como
{{ event_title }}. - Redacta el contenido con el editor visual: parrafos, negritas, listas, enlaces, imágenes y tablas.
- Pulsa Guardar plantilla. Los próximos correos de esa clave usarán tu versión.
El botón HTML del editor permite ver y ajustar el código generado. Al guardar, la plataforma limpia cualquier etiqueta o atributo que no sea seguro: se conservan parrafos, textos con formato, enlaces, imágenes y tablas.
Volver a la plantilla original
Si una plantilla personalizada no te convence, pulsa Restablecer original. Se elimina tu versión y se recupera la plantilla del sistema para esa clave.
Variables disponibles
Las variables se escriben entre llaves dobles y se sustituyen al enviar cada correo: nombre del asistente, título y fecha del evento, número de entrada, enlace de verificación, enlace de baja, nombre de la plataforma, organización y año actual.
Si faltan las plantillas base del sistema, el editor sigue funcionando: tu versión queda guardada y se aplicará automáticamente cuando el módulo de correo este instalado.
Asistente de redacción
El asistente ayuda a escribir la descripción del evento y el prompt del cartel a partir de los datos que ya has rellenado. Tiene dos modos:
- Modo demostración: sin clave de API, el sistema redacta una propuesta local realista en español. Es el modo habitual en local y permite probar todo el flujo sin coste.
- Modo remoto: con un proveedor configurado, la propuesta la genera un modelo de lenguaje. La petición viaja al proveedor configurado por el equipo de UBIKUA.
El resultado siempre se muestra antes de aplicarse: puedes revisarlo, descartarlo o llevarlo al campo de descripción. Nada se guarda hasta que tu guardas el evento o la plantilla.
Control de accesos
El personal de escáner usa la aplicación web progresiva (PWA) desde el móvil. Se accede con la cuenta de escáner de la organización y funciona también sin cobertura: descarga las entradas del evento y valida los QR en local, sincronizando después.
- Cada lectura indica si la entrada es válida, duplicada, anulada o de otro evento.
- Una entrada solo puede usarse una vez. El sistema conserva el registro de cada escaneo.
- El personal de escáner solo ve los eventos de su organización.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se considera un evento casi completo?
La plataforma marca la urgencia cuando un evento publicado supera el 70 % de su aforo y todavía quedan plazas. Es la señal que se muestra en el catálogo público para animar a reservar.
¿Puedo cambiar el aforo de un evento con entradas vendidas?
Sí, siempre que el nuevo aforo no sea inferior al número de entradas ya emitidas. El panel te avisa y bloquea la operación en ese caso.
¿Qué ocurre si dos personas escanean la misma entrada?
La primera lectura la marca como usada. Las siguientes se informan como duplicadas y no modifican el estado, aunque se registran en el historial de escaneos.
¿Cómo se envían las entradas?
Tras confirmar la inscripción, el sistema envía un correo con el enlace a la entrada. En local, los correos se guardan en la bandeja simulada en lugar de salir a Internet, para poder revisar el diseño sin enviar mensajes reales.
¿Dónde consulto las facturas?
La facturación de la plataforma la gestiona UBIKUA desde el panel de superadministración. Como organizador puedes solicitarla a través del correo de soporte indicado en el pie de página.
¿Qué hago si he perdido la contraseña?
Usa el enlace He olvidado mi contraseña de la pantalla de acceso. Recibirás un enlace de recuperación por correo con caducidad. Si no llega, revisa la carpeta de correo no deseado o contacta con soporte.
¿Listo para empezar? Accede a tu cuenta o solicita el alta de tu organización.